Tanti anni fa la casella di posta elettronica era considerata un enorme vantaggio per chi, amante della tecnologia e dell’innovazione, voleva intraprendere un percorso professionale e dare forza alla propria immagine con aziende e clienti.
Nel corso del tempo l’evoluzione tecnologica ha portato alla diffusione di numerosi strumenti per la realizzazione di email professionali, così come di piattaforme in grado di gestire la casella di posta aziendale e gli accessi dei dipendenti, fino a spazi virtuali dove poter condividere semplicemente le informazioni tramite comunicazioni dirette in maniera autonoma e registrando il proprio dominio.
Tuttavia, ancora oggi ci sono tante piccole realtà che si affacciano al mondo del web per ampliare il proprio business e necessitano di capire che cos’è e quando serve realizzare una email aziendale, quali sono le diverse tipologie di strumenti disponibili e le differenze che li caratterizzano. Online, ad esempio, si può trovare un confronto tra Zimbra e Google Workspace.
Come si realizza un’email professionale?
L’indirizzo email è un contatto fondamentale sia per una persona privata, che per un’azienda o un professionista e al giorno d’oggi rappresenta il canale di comunicazione maggiormente utilizzato in tutti gli ambiti professionali, privati e per la comunicazione con le istituzioni.
L’indirizzo email professionale si compone di due parti fondamentali: username e dominio. Con il primo termine ci si riferisce al nome scelto per identificare un ruolo o un individuo specifico all’interno della ditta, mentre per quanto riguarda il dominio si fa riferimento al nome univoco dell’azienda o dell’organizzazione che gestisce la casella di posta.
Ma come si registra un dominio professionale?
Registrazione dominio email aziendale personalizzata
Un dominio personalizzato con il nome univoco della propria attività o professione e dell’azienda che si possiede o per cui si lavora è molto importante sia per i rapporti con altre realtà simili sia per il contatto con i clienti. In effetti, questo offre numerosi vantaggi in termini di immagine e in particolare dona all’azienda maggiore autorevolezza, professionalità, competenza.
Per registrare un dominio personalizzato è necessario scegliere un provider che gestisce il servizio email, analizzando attentamente i servizi inclusi nel contratto di registrazione e nel piano di abbonamento scelto (se a pagamento): sicurezza, affidabilità, server, spazio disponibile, servizio cloud, accesso al calendario, integrazione di app provenienti da terze parti e così via.
A questo punto è possibile registrare il dominio personale, inserendo il nome o il reparto aziendale, il simbolo “at” (@) e il nome univoco del professionista o il nome dell’azienda.
La normativa che regola l’utilizzo dell’email aziendale
È bene specificare che, secondo la giurisprudenza relativa all’uso di strumenti informatici aziendali, l’indirizzo aziendale dei lavoratori presenti all’interno di un’organizzazione non è di proprietà del lavoratore stesso. Cosa significa? L’azienda e le persone autorizzate da essa possono accedere e verificare l’utilizzo della e-mail professionale.
Secondo le normative vigenti, i dipendenti non possono utilizzare la mail aziendale per scopi personali quando il divieto è espressamente descritto dal regolamento aziendale o dal contratto collettivo nazionale. Solo in questi casi, chi commette l’atto illecito può essere sanzionato dall’organizzazione.
